<< назад к списку
Как провести презентацию
Илья Захаров
Слово «презентация» прочно вошло в деловой обиход. Нет, пожалуй, компании, которая бы не проводила мероприятий, обозначенных именно этим словом. Но, как и всякий момент делового этикета, презентация, к сожалению, быстро способна выродиться в красивую вечеринку, которая ни в коем случае не принесет экономических плодов.
Итак, подготовка к презентации начинается с определения, зачем она нужна, чего мы от нее ждем.
Есть несколько вариантов ожиданий:
‑ заявить о себе;
‑ рассказать о продукте;
‑ познакомиться с будущими клиентами;
‑ заключить договоры.
Все ожидания верны, и есть вероятность, что они будут реализованы, но в том случае, если презентация тщательно подготовлена, определен ее тип, вид, место действия и образ действия.
Типичные случаи:
‑ презентация бизнес-плана (на уровне создания проекта, проходит перед инвесторами);
‑ презентация предприятия (на момент его открытия, проходит перед будущими партнерами и клиентами);
‑ презентация продукта, услуги, технологии (на момент внедрения, проходит перед будущими потребителями).
Для всех вышеперечисленных мероприятий на подготовительном этапе необходимы:
‑ анализ конкурентов и рынка в целом;
‑ исследование целевой аудитории, на которую направлены презентационные действия;
‑ создание концепции презентации, то есть, четкое представление о том, какое количество информации необходимо преподнести, какой будет стиль изложения, способы наглядной демонстрации и сопровождения.
Эти действия совершаются в момент первичной подготовки, и только после того, как вы определитесь, кому, зачем и как вы будете рассказывать о своем проекте, начинается второй этап подготовки.
В него входит:
‑ структурирование информации о проекте в соответствии с задачами, определенными на первом этапе;
‑ формирование концепции демонстрации;
‑ определение художественных и технических потребностей;
‑ разработка последовательности и продолжительности мероприятия;
‑ разработка связей между эпизодами презентации.
Естественно, руководитель этим не занимается. Но чтобы проконтролировать работу специалистов (PR-менеджера, маркетолога, руководителя отдела по связям с общественностью, любого другого сотрудника, на которого возложена обязанность по проведению презентации), он должен утвердить план презентации, в котором расписаны мероприятия, а не количество столиков и воздушных шаров, закупленных для праздника.
Вот теперь, когда уже ясно, что и зачем мы будет демонстрировать собравшимся, время переходить к действиям внешним, то есть:
‑ составить список приглашенных на презентацию;
‑ отправить приглашение с четкой информацией: что, когда, где и в каком формате будет происходить;
‑ подготовить пресс-релизы и не забыть отправить их на сайты организаций партнеров.
Информационная подготовка завершена, теперь пора подумать об организации самого мероприятия.
Для его успешного проведения необходимо четко представить себе сценарий презентации и лакуны (то есть временные пропуски), которые могут в нем возникнуть.
Неправильно |
Правильно |
16.00-16-30
Встреча гостей |
Каждый гость отдельно бродит по залу |
16.00-16-30
Встреча гостей |
Приглашенным раздаются буклеты, информационные листы и анкеты (анкету можно обменять на бонус – скидку на услугу, пробник, маленький сувенир в конце презентации.
В холле устанавливаются стенды с продукцией (ее можно попробовать), с оборудованием (его можно посмотреть и, возможно, использовать), демонстрируются видеоролики по проблеме, которую предстоит решить.
Приглашенные входят в зал, уже готовые принять тему, лично замотивированные. |
16-30-18-00
Основная часть презентации |
Выступление докладчиков.
Демонстрация видеоролика, продукта или услуги. |
16-30-18-00
Основная часть презентации |
Короткие доклады со ссылкой на основную информацию, уже розданную гостям.
Эмоциональная составляющая – совместное участие в каком-либо действии: награждение авторов проекта, благотворительная акция, конкурс, розыгрыш и так далее. |
18-00-19-00
Предложение попробовать продукт, услугу, познакомиться с технологией |
Часть гостей встает в очередь на услугу, либо укладывает продукт в сумку |
18-00-19-00
Создание эмоциональной ответственности за презентационный продукт |
18-00-18-30
Предложение при выходе из конференц-зала проголосовать за или против (бросить шар черный или белый в вазу). Так вы заставите приглашенных сформулировать для себя отношение к презентационному продукту. Это не значит, что все тут же полюбят ваше создание, но они к нему ОТНЕСУТСЯ, а это важно. |
19-00
Фуршет |
Приглашенные выпивают по бокалу шампанского и уходят, не прощаясь |
19-00
Фуршет |
Во время фуршета анкеты обмениваются на обещанные бонусы. |
Гаснет свет. Цирк уехал, клоуны разбежались…
Да, так и будет в том случае, если вы считаете, что презентация уже закончилась. Но она продолжается.
На следующий день:
Необходимо обработать анкеты и составить список контактов, которые пригодятся для продвижения презентационного продукта;
Связаться с представителями СМИ, приглашенными на презентацию (вне зависимости от их присутствия на вашем мероприятии), и уточнить, когда и в каком формате пройдет информация.
В течение месяца:
Отработать все контакты по базе данных и внести все замечания клиентов в отдельную графу.
Через месяц:
Поручить ответственному за проведение презентации написать отчет, в котором имеется экономический итог – заключено контрактов, получено предложений о сотрудничестве, куплено продукции, записано клиентов и так далее. Чтобы понять, насколько эффективной была презентация, необходимо указать присутствовал ли на ней клиент или получил информацию другим путем (буклет, пресс-релиз, информация на сайте).
Презентация, как разовое явление, может принести определенные результаты, но гораздо эффективнее после ее проведения в режиме реального времени запустить другой вид презентации:
СD-презентация. Информация записана на диске, разослана потенциальным партнерам, клиентам, потребителям, использована в качестве рекламного продукта в приложении к журналу.
Видео-презентация – записана на диске, прокручивается в холле офиса, на рецепции, в других помещениях предприятия, где бывают потенциальные клиенты.
Симулятор техники – для оборудования со множеством функций, чтобы попробовать его в действии (как в игровом аппарате).
Фотоальбом, с которым могут ознакомиться клиенты.
Ваша компания наверняка уже организовывала презентации. Хотите знать, насколько они были эффективны и на каком этапе могли возникнуть причины для ее неэффективности? Тогда поставьте плюсы в соответствующей графе и посчитайте их соотношение.
Ваши действия |
да |
нет |
Перед презентацией вы провели анализ конкурентной среды и выявили конкурентные преимущества своего продукта или услуги |
|
|
Перед презентацией вы определили целевую аудиторию, на которую нацелен ваш продукт или услуга |
|
|
Перед презентацией вы составили ее план и распределили обязанности между сотрудниками |
|
|
Во время презентации вы смогли снабдить участников информационным материалом, дали возможность попробовать презентационный продукт, увидеть его в действии |
|
|
Во время презентации участники были вовлечены в интерактивные отношения, высказывали свое мнение, участвовали в коллективных действиях |
|
|
Во время презентации участники смогли познакомиться не только с продуктом, но и с историей вашей компании, концепцией, миссией. |
|
|
После презентации средствам массовой информации был разослан пост-релиз и уточнены сроки публикации. В дальнейшем публикаци собраны в пресс-клиппинг |
|
|
После презентации подготовлен отчет о ее эффективности |
|
|
После презентации заключены договоры о сотрудничестве с клиентами, побывавшими на мероприятии |
|
|
Приложение
Анкета участника-эксперта
ФИО________________________________________
Представляемая организация__________________
Стаж присутствия на рынке__________________
Назовите продукцию или услугу, которая отвечает тем же требованиям, что и презентационный продукт______________________
Назовите привлекательные качества именно этого презентационного продукта__________________________________________
Назовите наиболее удачный, на ваш взгляд, аспект решения (название, цветовая гамма, функциональность, упаковка, цена и т.д.)__________________________
Кому могли бы вы посоветовать данный продукт (партнерам, клиентам, родственникам)___________________________________________________________
Что еще хотели бы узнать о данном продукте________________________________
Оставьте, пожалуйста, координаты, чтобы мы могли пригласить вас на следующую презентацию____________________________________________________
16.06.2011
Весна, пора обучать администраторов!
Обновлен наш дистанционный курс обучения администратора салона красоты, теперь помимо подробного описания того, что и как фронт-менеджер должен делать от рассвета до заката (включая искусство продаж), добавлены готовые скрипты телефонных разговоров с клиентами
|
|
|